¿Cómo administrar mejor tu tiempo? (II)

Focalizar sobre lo importante y prioriza

Trata de aplicar la ley de Pareto en todo, que dice: que el 80% de las consecuencias vienen del 20% de las causas, el 80% de los resultados dependen del 20% del trabajo y el 80% de los beneficios de una empresa están generados por el 20% de sus productos y clientes.

Intenta suprimir todo lo que realmente no es imprescindible para tu trabajo, delega las tareas secundarias para concentrarte sobre las tareas que tienen más impacto en tu futuro.

Clasificar las tareas a realizar

1. Cuadrante I (Urgente y No Importante). Estas tareas las haré lo más rápido posible, ya que son urgentes no son importantes. Es bueno hacerlas entre tareas importantes, así puedo descansar un poco, al no ser importantes no requerirán tanta atención.

2. Cuadrante II (Urgente e importante). Al ser tareas urgentes e importantes serán las primeras que realizare.

3. Cuadrante III. (No Urgente, No importante). Me olvido de estas tareas o el uso de relleno en tiempos muertos. Suelen ser entretenidas.

4. Cuadrante IV. (No Urgente, Importante). Es el que tenemos trabajar y planificamos. Son las tareas que decimos que deberíamos de hacer, nos aportarán beneficios, como no son urgentes hay quien no las hace hasta que se convierten en urgentes.

Organiza tu jornada

Antes de empezar el día para no dejar que los demás organicen tu tiempo. Define y escribe las tareas más importantes del día (las TMI). Intentar empezar al día trabajando sobre estas tareas.

Limita el tiempo de cada tarea, fíjate unos plazos

Ley de Parkinson: Da igual cuanto tiempo creamos que puede llevar una tarea, el tiempo que asignemos por encima del tiempo objetivo será utilizado al 100%, pero no productivo. No digas necesito 3 semanas para realizar un trabajo, sino necesito 4 horas.

Concéntrate al 100% en cada actividad

Si redacto un artículo lo redacto, si juego con los amigos, juego. Aprovecha el momento al 100%.

Limita las interrupciones

Ley de las secuencias homogéneas: sin interrupción, la gente necesita menos tiempo para sus tareas porque unos minutos son necesarios para concentrarse en cada tarea. El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua. Si necesitas hacer varias cosas el mismo día busca un momento apropiado para hacer cada una de ellas. Si haces varias cosas a la vez no terminarás nada de lo que has empezado

• Haz enseguida, todo lo que se puede hacer en menos de 3 minutos (así eliminas acciones que distraen).
• Haz las tareas más desagradables durante las primeras horas del día. Si vas posponiendo este tipo de trabajo, llegará un límite donde tendrás que trabajar con urgencia.
• Deja un poco de tiempo a los imprevistos o retrasos. Evalúa el tiempo necesario para un trabajo y reserva unos minutos entre cada reunión. Fíjate plazos realistas.
• Diferencia las actividades durante el día. No todas las actividades exigen la misma concentración y hay que ser consciente de los momentos en los que somos más eficaces.
• Aprende a saber decir “NO” a las peticiones que no contribuyan a que consigas tus proyectos o que no tengan nada que ver con tu trabajo.
• Acuérdate de tomar algunas pausas para retomar fuerzas e inspiración.
• Ordena tu despacho, tu espacio. Acumulamos los documentos y perdemos tiempo en buscarlos. En el ordenador, en el buzón Email, trata de tener las carpetas bien identificadas, renombra los ficheros para encontrarlos fácilmente, suprime los documentos inútiles y clasifica los demás.

Cambiar de hábitos y rutinas exige constancia y determinación, no es tan sencillo como parece.