Técnicas para gestionar mejor tu tiempo

Tablero Kanban

Un tablero Kanban es una forma sencilla de estructurar el progreso de tus tareas. Consiste en crear columnas que representen las diferentes etapas de un proyecto, así en cada columna se colocan las diferentes tareas que se deben llevar a cabo. La idea es mover las actividades en las diferentes columnas para evaluar su avance. Hay varias opciones para llevar a cabo estos tableros, desde pizarrones, notas post-it o utilizar herramientas en línea como Trello o Kanban Flow.

Top 3 de las tareas por hacer

Así como lo indica el nombre, consiste en escribir las tareas más importantes que debes hacer en el día. Priorizar actividades y seleccionar el mejor momento para realizarlas. Para crear listas de pendientes, se recomiendan crearlas temprano para evitar ir a la cama pensando en el montón de tareas al siguiente día. Al principio te lleve algo de tiempo organizar las tareas, pero con el tiempo harás las listas cada vez más rápido.

Esquema GTD

Getting This Done (GTD) es un método de gestión de actividades, en el libro de David Allen, hace referencia a que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes. La mayoría de los bloqueos mentales con los que nos encontramos son el origen de una mala planificación. A diferencia de otras técnicas, Allen no se centra en establecer prioridades, si no en la creación de listas específicas para cada contexto. Los principios de GTD son: 

• Recopilar: se escriben todo aquello que se debe recordar, realizar o dar seguimiento.
• Procesar: analizar qué necesita cada actividad, si una tarea se puede delegar, desechar, ponerlo en marcha, etc.
• Organizar: clasificar tareas en listas como acciones próximas, proyectos, en espera, algún día.
• Revisar: las listas no sirven si no revisas el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles no.
• Hacer: dejar de organizar y comenzar a ejecutar. Además, si al realizar tu clasificación identificamos que existen tareas que puedes realizar en dos minutos o menos, hazlas de inmediato.

Técnica Seinfeld (no romper la cadena)

Jerry Seinfeld, ha compartido en diferentes ocasiones uno de sus grandes secretos para elevar sus niveles de productividad.

Consiste en un calendario grande en tu lugar de trabajo y trazar un cronograma con las rutinas o tareas que tienes que llevar a cabo por día, si cumples tu meta diaria lo marcas en el calendario.

Después de varios días cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla. Lo importante colocar este calendario en un área visible mientras trabajas, así podrás ver tus avances cada día conforme avanza la semana. Con esto te mantendrás motivado y te ayudará a evitar romper el esquema que has marcado.

La técnica de los 5 minutos

Esta técnica tiene la finalidad de eliminar la pérdida de tiempo. Consiste en decidirte a llevar a cabo tus tareas en solo “5 minutos”, así tu cerebro no tiene mucho que argumentar.

Hay tareas que no se realizan en 5 minutos, sin embargo, lo que pasará después de ese tiempo es que ya estarás involucrado con la tarea y podrás continuar hasta terminarla.

Técnica pomodoro

La técnica pomodoro consiste en dividir tu jornada laboral en pequeños tiempos de 25 minutos. Durante este tiempo debes llevar a cabo tu trabajo sin distracciones, cuando terminan puedes tomar un descanso de 3 a 5 minutos para despejarte un poco. Durante el día se debe seguir el proceso y cada cuatro pomodoros (bloques de 25 minutos) puedes tomar un descanso más largo de 15 a 20 min.

La idea es que la limitación del tiempo ayude a enfocarse en la actividad, y los descansos ayuden a despejar la mente para continuar trabajando. Para ejecutarla solo necesitas un temporizador y dividir tus tareas en segmentos de tiempo, si son tareas largas puede funcionarte dividirlas en procesos.

Análisis ABC

Para realizar un análisis ABC primeramente hay que determinar cuáles son las tareas importantes que tenemos que realizar. Posteriormente diferenciarlas en 3 grupos: 

• Artículos de tipo A: Se refieren a los más importantes.
• Artículos de tipo B: Son aquellos de menor importancia o de una importancia secundaria.
• Artículos de tipo C: Estos son aquellos que carecen de importancia.

Sirve para lista de tareas abiertas, aunque que se recomienda que se cierren para generar motivación en su ejecución. Se pueden establecer los grupos que se quieran. El método ABC permite aumentar la eficiencia y así ahorrar tiempo a la hora de realizar nuestro trabajo ya que tenemos claramente definidas las tareas por nivel de importancia.

Método POSEC

POSEC significa "Priorizar organizando, racionalizando, economizando y contribuyendo".

1. Priorizar - significa poner lo primero en primer lugar. Eso es lo más importante. Se trata de cómo utilizar su tiempo con sus tareas en relación con sus objetivos.
2. La segunda es "Organizar". La forma en que te organizas implica hacer que tu plan funcione para lograr metas que te ayuden a sentirte más estable y seguro. Es decir que las cosas que realizamos tengan éxito.
3. La tercera parte es "Streamlining", que trata de las cosas que no te gusta hacer pero que debes hacer de alguna manera. La racionalización se aplica a los pequeños trabajos "sucios”. Implica la gestión y el mantenimiento de su estabilidad y seguridad personal.
4. La cuarta parte es "Economizar", que se refiere a las cosas que se deben hacer o que se pueden disfrutar. Esto incluye actividades como pasatiempos y actividades de socialización. Pueden ser divertidos y entretenidos, pero no son urgentes. Estos son los que deberían ser los menos importantes en sus prioridades de tareas.
5. La última parte es "Contribuir". Contribuir tiene que ver con tus obligaciones sociales. Esto implica dar o prestar atención a las pocas cosas restantes que crean una diferencia.

El método POSEC de gestión del tiempo puede definirse en general como una manera de dividir sus objetivos principales en tareas más pequeñas y objetivos menores. Esto hace que sea más fácil manejar una meta menor tras otra hasta que las metas mayores se logren finalmente.