Previamente y antes de ver la aplicación para mejorar la productividad en la gestión de la información personal, veremos los conceptos de productividad y gestión de la información.
Productividad
La productividad puede definirse como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. La productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida. En definitiva se trata de producir, lo más posible, aprovechando al máximo los recursos disponibles, y por tanto, desperdiciando lo menos posible. De este de modo, se tiene también mayor rentabilidad.
Gestión de la información personal
El concepto de gestión de información personal, como actividad, es el conjunto de acciones que las personas realizan con el fin de obtener, crear, organizar, almacenar y reencontrar piezas de información como, por ejemplo, documentos (de papel y digitales), páginas web y mensajes electrónicos para completar tareas personales o laborales de la vida cotidiana y cumplir con diversas responsabilidades (familiares, laborales, sociales o comunitarias). Instrumentos como los organizadores personales ayudan a dedicar menos tiempo a actividades de gestión que nos inducen a errores. Así, dejan más tiempo para hacer un uso eficaz e inteligente de la información a fin de concluir y gestionar mejor las tareas. Existen varias aplicaciones informáticas para facilitar la gestión de información personal.